Activar la aprobación de administrador para los pedidos
Descubre cómo requerir que los pedidos sean aprobados por el administrador antes de su envío.
Descripción general
La pantalla de Configuración de la Guía de Pedidos permite a cualquiera de sus usuarios administradores activar el requisito de que todos los pedidos enviados por los empleados pasen por un flujo de trabajo de aprobación en lugar de enviarse directamente a su proveedor.
Consejo: Estos ajustes son para cada guía de pedidos individual . Si desea que todas las guías de pedidos se comporten de la misma manera, deberá ajustar estos ajustes cada vez que cree una nueva guía de pedidos.
Nota: Las capturas de pantalla mostradas se tomaron de la aplicación móvil. Sin embargo, toda la información de este artículo es aplicable independientemente de cómo acceda a la aplicación: a través de un teléfono móvil, una tableta o el portal web de escritorio.
Activar la aprobación de administrador para los pedidos
- Desde el menú de navegación principal, seleccione Pedido .
- Asegúrese de que el menú desplegable de la Guía de pedidos muestre la guía correcta y, a continuación, seleccione el botón Editar de la guía de pedidos.
- En el menú desplegable Más opciones , seleccione Configuración de la guía de pedidos .
Consejo: Si necesita editar la configuración de varias guías de pedidos, repita los siguientes pasos para cada guía de pedidos.
- En la pantalla de Configuración de la Guía de pedidos , active la opción Habilitar aprobación de pedidos .
Resultado
Por defecto, la opción "Habilitar aprobación de pedidos" está desactivada para una guía de pedidos, por lo que los pedidos enviados por cualquier miembro del equipo que utilice esa guía de pedidos se envían inmediatamente para su procesamiento.
Este es el flujo de trabajo si la opción "Habilitar aprobación de pedidos" está activada:
Flujo de trabajo de aprobación de pedidos
- Un empleado crea un pedido utilizando la guía de pedidos y realiza el pago.
- Todos los usuarios administradores de su cuenta reciben una notificación:
- Se le enviará un correo electrónico con un enlace a la página de aprobación.
- El pedido pendiente aparecerá en la pestaña "Aprobaciones" de la aplicación.
Consejo: La pestaña Aprobaciones NO aparece en el menú de navegación a menos que tenga una Guía de pedidos con la aprobación de pedidos activada.
- Un usuario administrador selecciona el pedido y luego lo aprueba o lo rechaza.
Consejo: Si ya pasó la hora límite para realizar el pedido, los pedidos pendientes aparecerán como vencidos y la fecha de entrega se ajustará automáticamente a la siguiente fecha disponible.
- Una vez aprobado el pedido, aparecerá la pantalla de confirmación de pedido habitual.
